தகவல் அறியும் உரிமை சட்டம் - கோப்பு குறிப்புகள்

தகவல் அறியும் உரிமை சட்டம் – கோப்பு குறிப்புகள் (File Notes) - இவைகள் விதிவிலக்கு பிரிவு 8-க்கு உட்பட்டது.
.
ஒவ்வொரு தகவல் அறியும் உரிமை சட்ட ஆர்வலரும் ”கோப்பு குறிப்புகள் “File notes”” பற்றி தெரிந்திருப்பது மிக அவசியமாகும்.
.
மத்திய அரசு அலுவலக பணிகளில் கோப்புகளை கையாளும் நடைமுறைகளை பற்றி சிறிது விளக்குகின்றேன். உதாரணமாக, தபால் நிலையத்தில் அனுப்பிய பார்சல் ஒன்று தொலைந்துவிட்டது என்று ஒருவர் மாவட்ட தபால்நிலைய கண்காணிப்பாளருக்கு ஒரு புகார் கொடுக்கின்றார் என்றால், அந்த புகாரை பெற்றுக்கொண்ட குமாஸ்தா, முதலில் ஒரு A4 தாளை (இதுதான் அலுவலக குறிப்பு தாள்) எடுத்து, அதில் புகாரை பற்றிய விபரத்தை எழுதி, அந்த பார்சல் எந்த தேதியில் பெறுநருக்கு வழங்கப்பட்டது என்ற விபரத்தை அறிய, Despatch/Delivery Section-னிடம் நாம் தகவல் கோரவேண்டும் என்று ஒரு குறிப்பினை எழுதி அதை தலைமை குமாஸ்தா மூலமாக கண்காணிப்பாளருக்கு சமர்ப்பிப்பார்.
.
கண்காணிப்பாளர் அந்த குறிப்புகளை படித்துவிட்டு, அந்த குறிப்பின் கீழ் அவரது ஒப்புதலை அளிப்பார். பின்னர் குமாஸ்தா அந்த குறிப்பு தாளில் “இந்த பார்சல் சென்ற விபரத்தை அறிய Despatch/Delivery Section –க்கு ஒரு குறிப்பு எழுதி அந்த கோப்பை அனுப்பி வைப்பார். அந்த பார்சலானது பெறுநர் வரை சென்ற அனைத்து விபரங்களையும் Despatch/Delivery Section-ல் விசாரணை செய்து, அதன் விபரத்தை கோப்பின் குறிப்பு தாளில் எழுதி அந்த கோப்பானது, கோப்பை ஆரம்பித்த குமாஸ்தாவிற்கே திரும்பவும் வந்து சேரும்.
.
பினனர் இந்த விசாரணையை ஆரம்பித்த குமாஸ்தா, அந்த பார்சல் பெறுநரால் பெற்றுக்கொண்ட தேதியினை குறிப்பு தாளில் எழுதி, புகார் கொடுத்தவருக்கு இதைபற்றி தெரிவிக்கலாம் என்ற விபரத்தினை திரும்பவும் தலைமை குமாஸ்தாவின் வழியாக கண்காணிப்பளரின் அனுமதிக்காக கோப்பினை அனுப்புவார். கண்காணிப்பாளர் அனுமதி கொடுத்ததும், புகார் கொடுத்தவருக்கு கடிதத்தின் மூலம் அறிவிக்கப்படும்.
.
இவ்வாறு அந்த பார்சல் சம்பந்தமான அனைத்து விசாரணைகளும் அந்த குறிப்பு தாளில் எழுதப்பட்டிருக்கும். இவ்வாறு எழுதப்பட்ட குறிப்புகள் 'கோப்பு குறிப்புகள்“ என்று அழைக்ப்படும்.
.
இந்த பிரச்சனையில் பார்சலானது பெறுநரிடம் சேர்ப்பிக்கப்பட்ட தேதியை புகார்தாரருக்கு தெரியப்படுத்தும் கடிதத்தில் பல நேரங்களில் கண்காணிப்பாளர் கையொப்பம் இடமாட்டார். கண்காணிப்பாளர் ஏற்கனேவே கோப்பு குறிப்பில் அவர் ஒப்புதலை கொடுத்துவிட்டதால், தலைமை குமாஸ்தாவே கையொப்பம் இடுவார்.
.
பல நேரங்களில், அரசு துறையின் கடிதங்களில் அரசுத்துறை செயலாளர் கையொப்பம் இருக்காது. அந்த கடிதத்தின் கீழ் Section Officer கையொப்பம்தான் இருக்கும். இதற்கு காரணம் துறை செயலளார் அந்த கோப்பு குறிப்பில் அவரது அனுமதியை அளித்துள்ளதால், அதற்கு பிறகான கடிதங்களை Section Officer கையொப்பம் இட்டு வழங்கிவிடுவார்.
.
பொதுவாக ஒரு கோப்பு சம்பந்தமான அனைத்து விஷயங்களை அறிய, ஒரு கோப்பில் உள்ள அனைத்து கடிதஙக்ளையும் படிக்க வேண்டாம். அந்த அலுவலக குறிப்புதாளில் உள்ள கோப்பு குறிப்புகளின் விபரங்களை படித்தால் போதுமானது. அந்த கோப்பில் உள்ள ஒரு கடிதம் தொலைந்துவிட்டாலும், ஒரு அலுவலக குறிப்பு தாளில் உள்ள விபரங்களை கொண்டு அந்த கடிதத்தின் சாரம்சத்தை அறிய முடியும். மத்திய அரசு அலுவலகங்களில் அலுவலக குறிப்பு தாள் இல்லாமல் ஒரு கோப்பு இருக்கவே முடியாது. இந்த நடைமுறைதான் பெரும்பாலான மாநில அளவிலான அரசுத்துறைகளிலும் பின்பற்றப்படுகின்றன.
.
தகவல் அறியும் உரிமை சட்டத்தில் ஒரு தகவலை கோரும்போது, கட்டாயம் தகவல் சம்பந்தமான கோப்பு எண்ணையும், அந்த கோப்பில் அன்று வரையிலான கோப்பு குறிப்புகளின் நகலை கோரினால் மட்டுமே அந்த கோப்பு யாரால் கையாளப்பட்டது, எங்கு தாமதம் ஆனாது மற்றும் அதன் தற்போதைய நிலையை பற்றி அறியமுடியும்.
மேலும் அந்த கோப்பினை கையாண்ட அதிகாரிகளின் விபரம் பொதுமக்களுக்கு தெரிய ஆரம்பிப்பதின் அடிப்படையில் தகவல் அறியும் உரிமை சட்டத்தின் முக்கிய நோக்கமான, அரசு அலுவலர்களிடையே பொறுப்புடைமை (accountability) உருவாகும்.
.
ஒரு முறை, ஒரு அலுவலகத்தில் கோப்பு குறிப்புகளை கோரியதில், அதில் “ஒரு மீட்டிங் நடத்துவதற்காக வழங்கப்பட்ட டீ, காபி போன்ற விபரங்களில் செலவினங்கள் வரை அதில் எழுதப்பட்டு, உயர் அதிகாரியிடம் அதற்கான ஒப்புதல் பெற்ற சின்ன சின்ன விபரமும்கூட இருந்தது”. மேலும் உயர் அதிகாரிகள் அவர்கள் கைப்பட எழுதியிருக்கும் குறிப்புகளையும் அறியலாம்.
.
கோப்பு குறிப்புகளில் இருந்து ஒரு கோப்பானது எந்த பிரச்சனையின் பேரில் மற்றும் எந்த நோக்கத்திற்காக ஆரம்பிக்கப்பட்டது போன்ற விபரத்தையும் தெளிவாக அறியலாம்.
.
தகவல் அறியும் உரிமை சட்டத்தின் வாயிலாக கோரும்போது, அரசு அலுவலகங்கள் கட்டாயம் கோப்பு குறிப்புகளை கொண்ட தாளின் நகலை (உரிய விதிவிலக்கிற்கு உட்பட்டு) வழங்க வேண்டும் என (இதற்கான கட்டணத்தை செலுத்துப்படியாக இருக்கும்) மத்திய அரசு தெளிவாக ஆணையிட்டுள்ளது.